对于外贸业务员，收到的每一封询盘都来之不易，应该倍加珍惜。

01 查询IP

查一下发件人的IP，右击邮件，选择属性-详细信息，就可以看到邮件的IP地址，查询其所在区域。同时参考网站的计数器里面的IP记录，观察对方是点击连接进入网站还是直接输入的你的网址。

02 发送时间

看看邮件发送时间，判断国家的时差，一般不会有人在自己国家的深夜给你发邮件。

03 详细资料

看看客户在邮件里面是否留了详细的联系资料，如果有网址，详细电话传真地址等，一般比较可信，对于资料不全的，可以问问他的联系资料，猜测有问题的，可以发送传真或者电话询问一下。

打电话给客户会让客户觉得你比较重视他，哪怕只是说明一下收到了他的询盘，有利无害。

04 观察内容

第四步，观察内容，有些从邮件内容就可以看出问题。如钓鱼邮件和套信息的邮件。

很多买家都是一句话询盘，例如“Send me price list”或者“Send me catalog”，有的业务员就直接给对方发了目录或者报价单过去。结果收到的回复自然也很少。

小D建议在收到询盘时，先冷静下来，进行分析：

01 买家类型

采购商、代理商、工厂、医院、终端使用商。对于客户的分类，将有利于我们站在客户的角度想问题。

例如，对于工厂采购，买家可能更多关注产品质量，因此回复邮件就可以以“质量”为出发点。而对于贸易商，中间商，买家可能关注产品价格，因此邮件回复就要推荐让买家有利可图的产品。

02 市场和政策

了解买家国家对该产品的需求度、国家政策。给客户推荐适用的产品，一方面也可以表现我们的专业度和对市场的把控，另一方面也可以表现我们的诚意，不是胡乱推荐产品和报价。

03 买家采购经验

调查客户背景，明确客户的真正目的，才能针对客户的真正需求，投其所好。

01 细节处理

邮件发送前，是否已检查没有拼写、语法、段落、字体以及标点的错误。

02 公司简介突出买家关注的内容

一般买家比较关注的内容有：发货期、价格是否占优势、是否有多年生产或外贸经验、是否有参加买家当地的展会、是否有自己的研发团队、是否有跟知名品牌或企业合作、是否有证书、品质有保证和能够提供OEM、个性化定制服务。

03 回答买家全部问题

要正面、完整的回答买家所有提问，如果能做到买家的要求，明确告知；不能做到的，就告知可替代方案。

04 邮件回复时间

要选在对方的工作时间才回复邮件，这个可以通过设置定时发送来解决。

05 附件问题

对于第一次联系客户的，最好不要带附件，如果有不得不带的原因，那就尽量选择 PDF 的格式。

06 结尾专业

对于邮件的结尾，可以考虑询问客户一个较为专业性的问题，在体现自己专业性的同时，又能吸引买家回复的兴趣。

07 签名档专业

完整的签名档一般包括你的姓名、职位、部门、公司全名、Email、电话、传真、移动电话、地址、网页和常用的在线聊天工具账号等，这样能够突显你的专业性。

08 报价后跟踪

很多外贸业务员认为，报了价之后就坐等客户的回复而不继续跟踪客户，转而跟踪其他客户。如果这样等着，可能这个客户就这样跟丢了。

小D建议要考虑到多方面，客户不回复可能是没有收到报价单，又或者是客户觉得价格太高了而没有回复，更或者是客户收到报价太多了因而忘记，必须要定时跟踪。